Voor het Ministerie van Financiën zoekt Publiek Netwerk een Interim Projectmanager 'Dossiers op Orde' pSG-cluster voor 32-36 uur per week. Het betreft een interim opdracht en start z.s.m. voor 1 jaar.

Functie achtergrond:

Het programma ‘Informatie Op Orde’ (IOO) kent haar bestaansrecht als een reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport ‘Ongekend Onrecht’, waar de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien we over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid.

Functie project:

Het programma IOO bestaat, naast de programmadirecteur, uit programmamanagers voor de verschillende actielijnen en een staf (bestaande uit secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie). De programmadirectie stuurt in opdracht van de Bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma’s en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO. Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende ‘Actielijnen’, waaronder het programma Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’. De programmamanager ‘aard en omvang van informatie’ (Actielijn 2) zoekt een Projectmanager ‘dossiers op orde’ bij het pSG cluster. In scope zijn de volgende directies (totaal ca. 500 medewerkers): Hoofddirectie Financieel-Economische Zaken, Bureau Bestuursondersteuning en Advisering, Communicatie, Juridische Zaken, Bedrijfsvoering, Mens & Organisatie, Digitalisering & Informatisering en het bureau van de Beveiligingsautoriteit. De projectmanager opereert in een breder programma en bouwt voort op de bewezen aanpak die reeds is ingezet bij het project ‘beleidsdossiers op orde’. Ook is er reeds een vastgesteld kader waarin (minimum) eisen zijn vastgesteld met betrekking tot de archivering van informatie. Dit kader dient te worden geïmplementeerd binnen het pSG en naar verwachting vertaald worden naar specifieke richtlijnen voor het pSG cluster. Doel van het project is om dit jaar alle actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen conform de Archiefwet en intern beleid.

Functie omschrijving:

Financiën, en ook het pSG cluster, heeft een versnipperd informatielandschap. Directies werken op netwerkschijven, in samenwerkruimten en deels in het Documentmanagement Systeem Digidoc. Dossiers zijn niet op orde: ze zijn niet compleet, naamgeving en structuren zijn onduidelijk en er zijn beperkte samenwerkafspraken. Het project ‘dossiers op orde’ stelt normen bij en zet in op de implementatie daarvan binnen de directies van het pSG cluster het beleidsdepartement. Hiervoor wordt een Projectmanager gezocht. De Projectmanager zorgt ervoor dat de directies volgens het Kader en de specifieke richtlijnen gaan werken, van medewerkers tot management. Daartoe maakt hij of zij een plan dat niet alleen gericht is op het heden en de toekomst, maar ook gericht is op de inhaalslag die moet worden gemaakt. Daarbij dient de Projectmanager niet alleen oog te hebben voor het belang van informatiehuishouding, maar ook voor de uitvoerbaar-heid van het kader en het beperken van de werklast die dat in de praktijk met zich brengt. Voor het op orde brengen van dossiers is ondersteuning beschikbaar in de vorm van een informatiemanager en meerdere kwaliteitsmedewerkers. Parallel loopt een communicatie en trainingscampagne die hieraan ondersteunt. De Projectmanager begeleidt hen door met management afspraken te maken, te sturen op voortgang en te verbinden op mens en inhoud. Het is belangrijk dat je vanuit kennis en ervaring met de uitvoering van de Archiefwet sturend kan zijn in de op te stellen richtlijnen en prioriteiten. Je kan schakelen met alle niveau’s: van medewerkers en management in de directies tot aan (archief)specialisten.

De Projectmanager fungeert als meewerkend voorman/-vrouw en kan ook zelf ‘op orde’ sessies en presentaties verzorgen. Gelet op deze taken zoeken we iemand die overzicht kan houden en structuur kan aanbrengen, prioriteiten kan stellen, functioneel kan aansturen, en die overtuigend en enthousiasmerend kan communiceren. Als Projectmanager ‘dossiers op orde’ bij het pSG cluster;

• Werk je met specialisten richtlijnen uit die de Archiefwet en het interne Kader vertalen naar het pSG cluster. Zodat zij weten wanneer een dossier op orde is (in welk systeem werken, welke informatie hoort in dossier, etc.) en je daar vanuit de aanpak op kan sturen;
• Stel je per directie een plan op voor de uitrol van ‘dossiers op orde’ die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken;
• Stel je per directie een plan op voor het opruimen van netwerkschijven, samenwerkruimten en oude (niet goed gearchiveerde) digitale dossiers;
• Geef je met het team uitvoering aan deze plannen, en zorg je voor een cultuurverandering zodat datgene wat je implementeert ook beklijft;
• Communiceer je vlot met directeuren management en medewerkers, en geef je presentaties om de opgave goed in te leiden en onderweg bij te sturen;
• Begeleid je 2 tot 4 dossierkwaliteitsmedewerkers (junioren) die medewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers. Gezien hun werkervaring kan je ze inhoudelijk in het archiefvak begeleiden;
• Stuur je op het resultaat om uiterlijk 2024 de actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen;
• Lever je voortgangsrapportages op aan de pSG staf (directeurenoverleg) en de programmamanager Beleidsdossiers op orde. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.

Functie eisen:

• Kandidaat beschikt over WO werk- en denkniveau
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als verander- /Projectmanager.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met de implementatie van de Archiefwet bij de overheid

Functie wensen:

• Mate van ervaring aantoonbaar in het CV met vergelijkbare trajecten bij de rijksoverheid of grote gemeenten (G4)
• Mate van ervaring met projectmanagement en het begeleiden van dossierhouders in het opschonen / op orde krijgen van hun dossiers. (aantoonbaar in het CV)

Geboden wordt
Inzet kan zowel op basis van detachering als op basis van een ZZP- constructie. Voor een ZZP-uurtarief geldt een passend tarief bij de zwaarte van de opdracht.

Interesse?
Solliciteer vóór 1 juli 12:00 door op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Fleur van Tiel via fleurvantiel@publieknetwerk.nl of met Erik Baars via erikbaars@publieknetwerk.nl / 06-19 10 49 63

SRQ165860