Voor Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is Publiek Netwerk op zoek naar een Projectsecretaris Regieteam Doorontwikkeling financiële functie voor 36 uur per week. Het betreft een opdracht die zo snel mogelijk start en een duur heeft van 12 maanden.

Functie omgeving:
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers en bereidt hen voor op een verblijf in Nederland of terugkeer naar het land van herkomst. Het COA is als zelfstandig bestuursorgaan met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) onderdeel van de vreemdelingenketen. Op dit moment heeft het COA meer dan 65.000 asielzoekers gehuisvest in meer dan 350 locaties verspreid door het hele land. Het COA is een snelgroeiende organisatie binnen een dynamisch politiek klimaat, waardoor we voortdurend anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en veranderingen in de instroom van asielzoekers. Dit vraagt om flexibiliteit en een toekomstgerichte visie op opvangcapaciteit. Het werk bij het COA is uitdagend en divers. De organisatie moet constant inspelen op de fluctuaties in de instroom van asielzoekers en zoeken naar een goede balans tussen vraag en beschikbare capaciteit. Dit alles moet rechtmatig, doelmatig en doeltreffend gebeuren. Van medewerkers bij het COA wordt professionaliteit verwacht, evenals het handelen volgens de vier kernwaarden: menswaardig, open, samen en resultaatgericht.

Functie achtergrond:
Recent is door een extern bureau de financiële functie van het COA geëvalueerd en zijn aanbevelingen gedaan voor de doorontwikkeling van deze functie. Om de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen, zal een regieteam gevormd worden dat per februari van start gaat om alle voorgestelde veranderingen te begeleiden, aan te jagen en over de voortgang te rapporteren aan bestuur en directie van het COA. De doorontwikkeling van de financiële functie van het COA naar een hoger volwassenheidsniveau vraagt om permanente aandacht. Hiertoe richt het COA een regieteam in, dat de transitie naar een hoger niveau uitvoert, begeleidt en aanjaagt. De projectsecretaris is onderdeel van het regieteam, en ondersteunt de projectmanager bij het dagelijks managen het project. De projectsecretaris werkt daarbij samen met de kernspelers binnen de financiële functie (vertegenwoordigd in de stuurgroep) aan het door ontwikkelen van de financiële functie binnen het COA. De projectsecretaris is primair verantwoordelijk voor de projectmanagement ondersteuning. Dit omvat onder meer het bijhouden van acties en monitoren van mijlpalen en het opstellen en ondersteunen van de implementatie van verandermanagementstrategieën.

Functietaken:
De projectsecretaris krijgt onder meer de volgende opdrachten mee:

• Je ondersteunt de projectleider bij het formuleren van een visie op de financiële functie van het COA. Samen zorgen jullie ervoor dat deze visie breed wordt uitgedragen door bestuur, directie en managers (‘tone at the top’). Daarnaast ondersteun je de projectleider bij de vertaling van de visie naar concrete opdrachten en verwachtingen voor de financiële functie, waarbij je een ondersteunende en kaderstellende rol speelt richting de COA-organisatie.
• Je ondersteunt in de doorontwikkeling van de financiële functie binnen het COA op basis van de geformuleerde visie. Je faciliteert en bewaakt de voortgang van dit proces door samen met het regieteam acties uit te werken en de implementatie zo snel mogelijk te starten.
• Je draagt actief bij aan verbetering van de samenwerking binnen en tussen afdelingen die betrokken zijn bij de financiële functie van het COA en zorgt voor duidelijke en effectieve communicatie over het project naar alle betrokkenen.
• Je ondersteunt de projectleider in de voorbereiding van en tijdens het informeren van de stuurgroep, bestaande uit de directeur bedrijfsvoering, manager financiën, manager concern control en manager audit en HR adviseur, over de doorontwikkeling van de financiële functie en andere relevante onderwerpen, rekening houdend met bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen. Daarnaast zorg je voor verwerking van de feedback.
• Je ondersteunt de projectleider door het opstellen van periodieke voortgangsrapportages ten behoeve van het gesprek met stuurgroep, bestuur en directie.

Profiel:
Wij zijn op zoek naar een veelzijdige en ervaren projectsecretaris met veranderkundige capaciteiten die effectief kan communiceren op verschillende niveaus en in staat is om concrete resultaten te leveren binnen het domein van organisatieveranderingen. Als projectsecretaris ondersteun je verandertrajecten binnen grote organisaties, met name binnen bestuurlijke organen. Je taken omvatten het coördineren van projectactiviteiten, het bewaken van de voortgang en deadlines, en het opstellen van rapportages en notulen. Je zorgt voor een efficiënte informatievoorziening en communicatie tussen projectleden en stakeholders. Daarnaast beheer je projectdocumentatie en ondersteun je bij het opstellen van projectplannen en begrotingen. Je expertise is idealiter opgedaan in een omgeving die onder hoge druk functioneert, waarbij je bewezen hebt sterke resultaten te kunnen behalen.

Functie eisen:

• Je hebt ervaring als projectsecretaris, projectondersteuner of (bestuurs)adviseur binnen het publieke domein, bij voorkeur bij Rijksoverheid, gemeenten en/of uitvoeringsorganisaties.
• Minimaal 3 jaar (werk)ervaring bij het adviseren binnen in een politiek-bestuurlijke omgeving en minimaal een afgeronde WO-opleiding.
• Je bent een proactieve, initiatiefrijke persoonlijkheid die zaken snel oppakt en weet hoe je praktische oplossingen bedenkt voor organisatorische uitdagingen. Je weet hoe je voortgang kunt realiseren en veranderingen in gang kunt zetten.
• Je onderneemt zelfstandig actie en signaleert kansen die je omzet in verbeter- en vernieuwingsvoorstellen. Je zorgt voor samenhang en coherentie binnen de organisatie en weet dit over te brengen in de ondersteuning van projecten.
• Je hebt een pragmatische aanpak en voert de nodige werkzaamheden zelf uit. Je denkt in oplossingen en bent resultaatgericht in de uitvoering van je taken.

Geboden wordt
Inzet kan zowel op basis van detachering als op basis van een ZZP- constructie. Voor een ZZP-uurtarief geldt een passend tarief bij de zwaarte van de opdracht.

Interesse?
Solliciteer vóór donderdag 15 mei 13:00 uur door op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Frederique Termont via frederiquetermont@publieknetwerk.nl / 06 45 93 19 18 of met Maurita Alken via mauritaalken@publieknetwerk.nl / 06 48 10 78 02

6365