Voor Het Rijksvastgoedbedrijf is Publiek Netwerk op zoek naar een Interim Kwartiermaker Planningsbureau voor 32-36 uur per week. Het betreft een interim opdracht en start zo snel mogelijk voor een periode van 9 maanden.

Functie omgeving:
Het Rijksvastgoedbedrijf is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 11,7 miljoen vierkante meter bruto vloeroppervlak aan gebouwen en circa 82.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten. Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen. Onze missie: 'Het RVB realiseert en beheert zijn vastgoedportefeuille voor zijn gebruikers en zet gebouwen en terreinen in voor de realisatie van economische en maatschappelijke meerwaarde op basis van beleidsdoelen.', is in 2019 aangescherpt met ‘We willen de waarde van Rijkvastgoed maximaal benutten. We werken daarom samen met andere partijen om niet alleen onze eigen gebouwen, maar ook de hele omgeving te verbeteren. Economie, leefomgeving en natuur varen wel bij wat we doen.’

Functie project:
Aanleiding
Het Rijksvastgoedbedrijf gaat een nieuwe koers in. Een koers waarbij het vastgoed centraal wordt gesteld, met focus op het verhogen van de productiviteit en waar we sturen op de productie. Het is daarbij essentieel dat het Rijksvastgoedbedrijf als geheel en in het bijzonder ook de directie Transactie &Projecten, waarbinnen dit project valt, meer planmatig en programmatisch gaat werken. De ambitie van T&P is om de directie toekomstbestendig te maken, passend bij de toenemende vraag van de komende jaren. We zetten in op planbaar en programmatisch werken, informatie gestuurd werken, aantrekkelijk werkgeverschap, goed opdrachtgeverschap en marktsamenwerking en standaardisatie gekoppeld aan industrieel bouwen. De directie T&P bestaat uit de afdelingen Projecten 1 en 2, Architectuur en Techniek, Inkoop en Contract management, Verhuur en het Bedrijfsbureau. De control wordt verzorgt door de businesscontrollers van de directie Financien & Bestuursadvisering.

Doelstelling
Voor het verhogen van de productie is het van belang dat er, door gestructureerde planning/ondersteuning van de betrokken afdelingen, minder tijd verloren gaat aan onderlinge afstemming over capaciteit. Daarbij dient optimaal gebruik gemaakt te worden van bestaande systemen en organisatie-onderdelen. De kerntaken van het Planningsbureau Het planningsbureau heeft als primaire taak het structureren en ondersteunen van de planning voor betrokken afdelingen op grond van het samenbrengen van de vraag naar en het het aanbod van capaciteit. Door gestructureerde planningen kan de productie worden verhoogd en wordt tijdrovende afstemming over capaciteit verminderd. Daarnaast verzorgt het planningsbureau:

• Toegankelijke en tijdige beschikbaarstelling van betrouwbare informatie over (fasen van) projecten;
• Toets op de mate van actualiteit en juistheid van de informatie. Het bureau draagt bij aan een solide basis voor besluitvorming;
• Inzicht in de voortgang van projecten, inclusief vrijvallende capaciteit en mogelijkheden voor nieuwe projecten. Dit inzicht stelt de organisatie in staat om snel te anticiperen op knelpunten en kansen binnen het portfolio;
• Op termijn analyses op basis van opgedane kennis en het vergelijken van portefeuilles voor het identificeren van “best practices”;
• Ondersteuning van het management bij sturing op resultaten, programmering en projectbemensing met de juiste expertise;
• Rapportages en dashboards die transparantie bieden in prestaties en uitdagingen. Met visuele en toegankelijke rapportages ondersteunt het bureau een cultuur van transparantie en continue verbetering;
• Bevordering van samenwerking en communicatie tussen afdelingen. Het bureau fungeert als een platform voor kennisdeling en samenwerking.

Het planningsbureau draagt daarmee bij aan een directiebrede cultuur van voorspelbaarheid, transparantie en resultaatgerichtheid. Het planningsbureau brengt de vragen vanuit andere directies over assetmanagement / portefeuillemanagement / beleidsontwikkeling / gebiedsontwikkeling in beeld en stelt waar nodig afspraken voor over inzet, de samenwerking en capaciteitsverdeling. Tevens heeft het planningsbureau contact met andere directies om tijdig zicht te hebben op de ontwikkelingen bij de klanten van het RVB en de opgaven die binnen de kerntaken zijn te verwachten. Vervolgens brengt het planningsbureau de vraag en het aanbod van capaciteit met elkaar in verbinding. Het Planningsbureau vormt daarmee een onmisbare schakel in het primaire proces van de directie T&P. Het planningsbureau draagt i.s.m. de sectie projectadministratie zorg voor een eenduidige T&P overkoepelende project- en vastgoedadministratie en monitort de uitvoering van het plan. Daarnaast zal het planningsbureau i.s.m. het cluster kennis- en kwaliteitsmanagement, waarborgen dat kwaliteitsmanagement een integraal onderdeel is van de project- en vastgoedadministratie. Dit omvat onder meer het vastleggen en monitoren van kwaliteitscriteria, het evalueren van processen en resultaten, en het voorstellen en monitoren van verbeteracties.

Functie omschrijving:
De opgave voor de kwartiermaker De kwartiermaker krijgt de opdracht om de basis te leggen voor het planningsbureau. Hierbij hoort:

• Het uitwerken van de kerntaken van het planningsbureau in termen van structuur en benodigde functies;
• Het verkennen en voorstellen van de omvang en positionering van het planningsbureau binnen de organisatie;
• Het opzetten van processen en structuren voor betrouwbare informatievoorziening en projectinzicht;
• Het aanleveren van een implementatievoorstel inclusief praktische uitvoering en tijdpad om het planningsbureau vast te leggen in het primair proces (RVB-werkwijzer);
• Het verbinden van het planningsbureau met relevante organisatieonderdelen binnen en buiten de directie T&P zoals portefeuille- en assetmanagement, planning werkverdeling en administratie en data-analyse;
• Het afbakenen van de werkzaamheden van het planningsbureau met die van de reguliere lijn;
• Het voorstellen van een besluitvormingsmechanisme indien de vraag het aanbod aan capaciteit overschrijdt of indien urgente prioriteiten om voorrang vragen;
• Aansluiten bij bestaande en nog te verwerven systemen en instrumenten zoals Oracle, Fortress Change Cloud en een resource- en planning tool;
• Het bevorderen van samenwerking met externe partijen, waaronder de klanten van het RVB en het incorporeren van marktontwikkelingen;
• Het vastleggen van kwaliteitsmanagement binnen het planningsbureau;
• De kwartiermaker moet een voorstel doen voor hoe de kwaliteitsmanagement functie in samenwerking met het cluster Kennis- en Kwaliteitsmanagement wordt geborgd. Dit bevat onder andere het opzetten van duidelijke verantwoordelijkheden en rapportagerichtlijnen.

Context & Scope
De kwartiermaker opereert binnen de scope van de relevante organisatieonderdelen en houdt rekening met:

• Dat het planningsbureau een stafbureau of onderdeel van één van de bestaande afdelingen wordt;
• De afstemming met interne afdelingen en directies;
• De koppeling met externe partijen zoals klanten en externe ontwikkelingen;
• Het gebruik van bestaande data- en planningsbronnen;
• Speciale aandacht vraagt afstemming met de afdeling PWA (Planning,

Werkverdeling en Administratie) van de directie Vastgoedbeheer om te beoordelen welke van de daar gekozen oplossingen relevant zijn voor het planningsbureau van T&P en van welke instrumenten en (data)systemen gebruik kan worden gemaakt.

De directe contactpersonen zijn leidinggevenden en medewerkers uit betrokken secties, afdelingen en directies, met nadruk op efficiënte samenwerking en afstemming van verwachtingen.

Resultaat
De kwartiermaker legt de basis voor het planningsbureau. Hierbij hoort:

• Een helder advies over de positionering en omvang van het planningsbureau. Dit omvat onder andere een goedgekeurd Organisatie- en Formatieplan (O&F) en een capaciteitsplan;
• Een implementatieplan met concrete mijlpalen en een realistische tijdsplanning. Dit plan bevat duidelijke stappen voor de inrichting en operationalisering van het planningsbureau;
• Een functioneel ontwerp voor de informatievoorziening en analysemogelijkheden. Dit ontwerp biedt duidelijke kaders voor dataverzameling, analyse en rapportage;
• Vooralsnog een groeimodel om snel operationeel te kunnen zijn;
• Een plan van aanpak voor de samenwerking met interne en externe stakeholders;
• Een set aanbevelingen voor structurele verbetering van productievoorspelbaarheid en projectplanning;
• Een voorstel voor kwaliteitsmanagement binnen het planningsbureau, inclusief rapportageprocessen en criteria voor kwaliteitsborging.

Randvoorwaarden en uitgangspunten

• Toegang tot actuele en betrouwbare projectinformatie;
• Gebruik van bestaande bronnen en systemen waar mogelijk;
• Nauwe samenwerking met interne en externe stakeholders;
• Focus op voorspelbaarheid en transparantie in productieprocessen;
• Ondersteuning van een cultuur waarin leren van “best practices” centraal staat;
• Waarborgen dat kwaliteitsaspecten structureel meegenomen worden in de planning en uitvoering.

Met deze uitgangspunten kan de kwartiermaker een solide basis leggen voor een effectief en toekomstgericht planningsbureau. De uitgangpunten sluiten aan bij en versterken de Koers RVB 2025 en het Ambitiedocument (2025-2030) T&P. Daarnaast zal er structurele en tussentijdse afstemming zijn met het MT T&P over de voortgang en invulling van de opdracht

Functie eisen:

• afgeronde WO-opleiding of aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie
• minimaal 5 jaar kennis op het gebied van bedrijfsvoering, planning en informatievoorziening.
• minimaal 5 jaar werkervaring op het gebied bestuurlijke en strategische advisering.

Functie wensen:

• kennis heeft van bedrijfsvoering, planning en informatievoorziening.
• ervaring heeft met het opzetten van organisatieonderdelen en veranderingen in organisaties, bij voorkeur op het gebied van informatievoorziening en/of datamanagement.

Geboden wordt
Voor deze opdracht is zowel detachering als een ZZP-constructie mogelijk. Voor een ZZP-constructie wordt een passend tarief gezocht.

Interesse?
Solliciteer vóór maandag 17 maart 16:00 uur door op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Frederique Termont via frederiquetermont@publieknetwerk.nl / 0645931918 of met Maurita Alken via mauritaalken@publieknetwerk.nl / 06 48 10 78 02.

SRQ174418