Voor het Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is Publiek Netwerk op zoek naar een Managementondersteuner/ directiesecretaresse voor 32-36 uur per week. Het betreft een interim opdracht start z.s.m. voor circa 6 maanden.

Functie omschrijving:
Als directiesecretaresse draai je mee in een uitdagende omgeving waarin geen dag hetzelfde is. In deze rol ondersteun je de directeur in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving, waarbij een persoonlijke klik van groot belang is. Het team bestaat uit ongeveer 15 fte.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:

• Beheer van complexe agenda's, waarbij je ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Dit houdt het maken van afspraken in met in- en externe partijen met directeuren, bestuurders en bewindspersonen. Het regelen van de locaties en zonodig het regelen van vervoer in samenspraak met de collega-secretaresses. Zorgen dat de stukken voor de betreffende vergadering tijdig beschikbaar zijn en van de nodige tijdige voorbereiding (annotatie) zijn voorzien.
• Je houdt regie op de agenda, waarmee rust wordt gecreëerd voor de betreffende directeur/lid dienstleiding.
• Organisatie van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten. Dit zijn zowel fysieke als digitale besprekingen.
• Verzamelen en archivering van vergaderstukken, correspondentie en e-mails met behulp van iBabs, de digitale vergadertool.
• Mailbox van de directeur beheren en zo nodig op verzoeken acteren in samenspraak met de directeur waar je voor werkt.
• Prioriteiten stellen en deadlines bewaken, waarbij je proactief en accuraat handelt.
• Signaalfunctie vervullen, effectief schakelen op verschillende niveaus en omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Functie eisen:             

• Een afgeronde mbo 4-opleiding
• Minimaal vijf (5) jaar werkervaring in de functie van directiesecretaresse.
• Vijf (5) jaar kennis en ervaring met de volgende applicaties; Microsoft Outlook & Word aantoonbaar aan de hand van werkervaring en/of trainingen en/of opleiding(en).

Functie wensen:

• de aangeboden kandidaat 3 jaar werkervaring heeft met complex agendabeheer zoals opgenomen in de functieomschrijving. 
• heeft 3 jaar werkervaring met het beheren en organiseren van de mailbox van de directie (Microsoft Outlook) aantoonbaar aan de hand van werkervaring.

Geboden wordt
Voor deze opdracht is alleen detachering mogelijk. 

Interesse?
Solliciteer vóór vrijdag 5 december 17:00 uur door op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Maurita Alken via mauritaalken@publieknetwerk.nl / 06-48107802 of met Frederique Termont via frederiquetermont@publieknetwerk.nl / 06-45931918.

A1025131