Voor COA is Publiek Netwerk op zoek naar een Interim Projectsecretaris Doorontwikkeling financiële functie voor 36 uur per week. Het betreft een interim opdracht start z.s.m. voor een periode van circa 3 maanden.

Functie omgeving:
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers en bereidt hen voor op een verblijf in Nederland of terugkeer naar het land van herkomst. Het COA is als zelfstandig bestuursorgaan met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) onderdeel van de vreemdelingenketen. 

Op dit moment heeft het COA meer dan 65.000 asielzoekers gehuisvest op meer dan 350 locaties verspreid door het hele land. Het COA is een snelgroeiende organisatie binnen een dynamisch politiek klimaat, waardoor we voortdurend anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en veranderingen in de instroom van asielzoekers. Dit vraagt om flexibiliteit en een toekomstgerichte visie op opvangcapaciteit.

Het werk bij het COA is uitdagend en divers. De organisatie moet constant inspelen op de fluctuaties in de instroom van asielzoekers en zoeken naar een goede balans tussen vraag en beschikbare capaciteit. Dit alles moet rechtmatig, doelmatig en doeltreffend gebeuren. Van medewerkers bij het COA wordt professionaliteit verwacht, evenals het handelen volgens de vier kernwaarden: menswaardig, open, samen en resultaatgericht.

Door een extern bureau is de financiële functie van het COA geëvalueerd en zijn aanbevelingen gedaan voor de doorontwikkeling van deze functie. Om de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen, is een regieteam gevormd dat afgelopen juni van start is gegaan om alle voorgestelde veranderingen te begeleiden, aan te jagen, te laten omarmen door de medewerkers en over de voortgang te rapporteren aan de stuurgroep, bestuur en directie van het COA.
Het regieteam bestaat momenteel uit een projectleider, een verandermanager en medewerkers uit de organisatie. We zijn op zoek naar een projectsecretaris die het regieteam kan ondersteunen.
Het doel van het project is om samen aan een professionelere financiële functie te werken. Er wordt gewerkt aan verbetering op vijf thema’s: besturing, inrichting, processen, mensen en systemen. Dit betekent: minder ad-hoc werken en meer duidelijkheid, structuur en samenwerking. Het accent ligt nu op de processen en op mensen en samenwerking, met aandacht voor rolduidelijkheid, rolvastheid en samenwerking. 
Belangrijke actielijnen zijn:
Walkthroughs van financiële processen, gezamenlijk doorleven van processen waaronder de P&C processen (jaarrekening, tertaalrapportage, jaarplan en begroting) en de overige financiële processen zoals bijvoorbeeld het p2p- proces.

Het doel is om inzicht te krijgen in hoe het proces verloopt, rollen en verantwoordelijkheden, taakverdeling, signalering van rolonduidelijkheid, mandaat & eigenaarschap (harde kant) en om inzicht te krijgen in rolvastheid, samenwerkingsverbanden, aanspreekgedrag, open communicatie (zachte kant). 

Veranderaanpak gericht op het thema ‘mens’ met het doel een duurzame manier van werken in de organisatie en optimale samenwerking tussen de teams van de financiële functie, zodat de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau wordt gebracht.
De projectsecretaris ondersteunt het regieteam, bewaakt voortgang en draagt bij aan de implementatie van verbeteringen.

Functie omschrijving:
Als projectsecretaris ondersteun je de projectleider (24 uur per week) en verandermanager (12 uur per week) bij de dagelijkse uitvoering van het project. Je werkzaamheden omvatten:

Projectmanagementondersteuning

• Opstellen en bijhouden van projectplanningen, voortgangsrapportages.
• Organiseren van stuurgroep en regieteam vergaderingen. 
• Voorbereiden en notuleren van stuurgroep- en regieteamvergaderingen, bewaken van actiepunten.
• Ontwikkelen van projecttemplates (walkthrough templates, voortgangsrapportages, besluitvormingsdocumenten, presentatiemateriaal.
• Zorgdragen voor duidelijke en effectieve communicatie over het project naar alle betrokkenen
• Voorbereiden stand-ups voor de medewerkers
• Opzetten en inrichten van een projectorganisatiestructuur op sharepoint en het beheren van de projectdocumentatie.

Walkthrough-ondersteuning

• Voorbereiden en plannen van walkthroughsessies.
• Tijdens de sessie vastleggen van informatie in templates.
• Na afloop uitwerken van bevindingen, verwerken en opvolgen van acties, opstellen van adviezen en presentaties.

Verandermanagement ondersteuning

• Coördineren van workshops en veranderinitiatieven. 
• Je bent sparringpartner en adviseur op tactisch niveau en vervult een spilfunctie met de verandermanager voor de veranderaanpak;
• Je bewaakt planning en procedures rondom besluitvorming en beleidsontwikkeling zoals medezeggenschap, leiderschapsontwikkeling en organisatieontwikkeling;
• In overleg met de verandermanager bereid je de agenda en stukken voor ten behoeve van diverse overleggen;
• Je concipieert en redigeert stukken en presentaties en geeft inhoudelijke vorm aan de follow-up in overleg met verandermanager.
• Je volgt en signaleert belangrijke ontwikkelingen binnen de omgeving van het werkveld van het project;

Functie profiel:
De projectsecretaris is een veelzijdige en ervaren professional die de projectleider en de verandermanager ondersteunt bij het dagelijks managen van het project. Je organiseert stuurgroep-, walkthrough- en verandersessies, notuleert en bewaakt actiepunten, en verzorgt projectdocumentatie en voortgangsrapportages. Je faciliteert het regieteam bij het uitvoeren van ‘walkthroughs’ van de financiële processen, werkt de resultaten uit en stelt adviezen op, met focus op inzicht in processen, rollen en samenwerking. Daarnaast ondersteun je de uitvoering van de veranderaanpak door workshops en veranderinitiatieven te coördineren en communicatie tussen de teams te bevorderen. Je functioneert zelfstandig, proactief en resultaatgericht in een dynamische en complexe omgeving. Je expertise is idealiter opgedaan in een omgeving die onder hoge druk functioneert, waarbij je bewezen hebt sterke resultaten te kunnen behalen.

Functie eisen:

• Minimaal 5 jaar (werk)ervaring als projectsecretaris/PMO-er met basiskennis van de financiële processen binnen het publieke domein, bij voorkeur bij een uitvoeringsorganisaties.
• Je hebt inzicht in, of basiskennis van, financiële processen binnen het publieke domein (jaarrekening, jaarplan, begroting, periodieke rapportages en P2P proces)
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO/WO-opleiding bij voorkeur Finance & control, Master public financial management of Projectmanagement.
• Je bent een proactieve, initiatiefrijke persoonlijkheid die zaken snel oppakt en weet hoe je praktische oplossingen bedenkt voor organisatorische uitdagingen. Je weet hoe je voortgang kunt realiseren en veranderingen in gang kunt zetten.
• Je onderneemt zelfstandig actie en signaleert kansen die je omzet in verbeter- en vernieuwingsvoorstellen. 
• Je hebt een pragmatische aanpak en voert de nodige werkzaamheden zelf uit. Je denkt in oplossingen en bent resultaatgericht in de uitvoering van je taken.
• Je bent ervaren in het werken in een dynamische en veranderlijke omgeving.
• Je hebt het vermogen om een toegankelijke en constructieve relatie op te bouwen met verschillende stakeholders, waarbij je actief bijdraagt aan samenwerkingen die essentieel zijn voor succesvolle veranderingen
• Je weet draagvlak te creëren en onderlinge samenwerking te stimuleren;
• Je biedt een kritische meedenkend geluid aan verandermanager en projectleider ten behoeve van de doelstellingen van doorontwikkeling financiële functie en de strategische afstemming met het geheel waarin dit project opereert.

Geboden wordt
Inzet is uitsluitend mogelijk op detacheringsbasis. Een zzp-constructie is uitgesloten.  

Interesse?
Solliciteer vóór woensdag 31 december 08:00 uur door op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Erik Baars via erikbaars@publieknetwerk.nl / 06-19104963 of met Frederique Termont via frederiquetermont@publieknetwerk.nl / 06-45931918.

10054086