Voor een overheidsorganisatie in Zuid-Holland is Publiek Netwerk op zoek naar een Interim Project Management Officer voor 32 uur per week. Het betreft een interim opdracht start 1 november voor een periode van 12 maanden.

Functie omschrijving:
Als ben je de rechterhand van de coördinator projectenportfolio, die je ontzorgt ten aanzien van een groot aantal taken ten aanzien van de projectadministratie en de noodzakelijke procesverbeteringen. Denk hierbij aan het volledig maken van de benodigde projectgegevens, het redigeren van contractvoorstellen, het beheren van de basisdocumenten met betrekking tot de projecten, het uitzoeken van vragen van de projectleiders en hun medewerkers of het ondersteunen bij hulpvragen. Je hebt hierbij contact met zowel de collega’s van de afdeling Bedrijfsvoering als onze projectleiders en hun medewerkers. Je vervangt de coördinator bij afwezigheid ten aanzien van de taken die niet kunnen wachten.

Let op! het betreft Geen secretarieel werk/management assistente of ondersteuner.

 Functie taken:
Als nieuwe collega ben je verantwoordelijk voor de primair backoffice gerelateerde projectactiviteiten. Wij zijn niet opzoek naar kandidaten met een secretariële achtergrond! Belangrijke aspecten hierbij zijn:

• Je maakt de concept projectvoorstellen finaal, waarbij je let op het gebruik van het juiste format, de volledigheid en het taalgebruik;
• Je maakt nieuwe projecten aan in AFAS en Teams en richt ze in.
• Je bewaakt dat de essentiële projectdocumenten aangeleverd en correct opgeslagen worden;
• Je genereert periodiek rapportages uit AFAS waarmee je bewaakt dat alle kerninformatie compleet en actueel is, maar ook of de projectmedewerkers en leiders tijdig hun input in AFAS gezet en/of hun accorderingstaken hebben uitgevoerd.
• Deels actualiseer je ook zelf gegevens als gevolg van de ontwikkelingen in een project;
• Je ziet toe op het tijdig opstellen en verstrekken van de afgesproken periodieke in- en externe voortgangsrapportages en ondersteunt het project hier zo nodig bij;
• Je voorziet de coördinator projectenportfolio periodiek van jouw input voor de periodieke gesprekken met het MT;
• Je beheert alle reguliere projectdocumenten, actualiseert ze waar nodig en zorgt dat alle betrokkenen hier over geïnformeerd zijn en de actuele versies gebruiken;
• Je doet voorstellen voor het verbeteren van de informatie c.q. de toegankelijkheid in AFAS, mede vanuit het perspectief van de projectmedewerkers en – leiders.
• Je wordt betrokken bij gebruikerstesten.
• Je organiseert waar nodig project overleggen, al dan niet met externen en je bent hier creatief in.

Functie eisen:

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar in een ondersteunende rol in een project- of vergelijkbare omgeving;
• Relevante opleiding gevolgd mbt projectmatig werken en planningstechnieken is een pré;
• Aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en/of Microsoft.

Bijzonderheden
Graag wijzen wij u op een belangrijke verduidelijking met betrekking tot de openstaande functie. Het betreft een positie als PMO'er (Project Management Officer), en niet als management ondersteuner of secretarieel werk, noch werk dat verband houdt met dergelijke taken.

Geboden wordt
Inzet kan zowel op basis van detachering als op basis van een ZZP- constructie. Voor een ZZP-uurtarief geldt een passend tarief bij de zwaarte van de opdracht.

Interesse?
Solliciteer vóór woensdag 8 oktober 16:00 uur op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Frederique Termont via frederiquetermont@publieknetwerk.nl / 06 45 93 19 18 of met Maurita Alken via mauritaalken@publieknetwerk.nl / 06 48 10 78 02